Cách Đăng Ký Và Quy Trình Khai Báo Hải Quan Điện Tử Chi Tiết

Thủ tục khai báo hải quan điện tử đã ra đời nhằm thay thế cho cách thức khai báo hải quan bằng giấy, giúp rút ngắn thời gian làm việc thuận tiện cho các doanh nghiệp cũng như phía cơ quan hải quan. Tuy nhiên, vì đây là hình thức khai báo mới được triển khai trong vài năm gần đây, nên không ít doanh nghiệp vẫn còn khá bỡ ngỡ và lúng túng trong quá trình khai báo. Bài viết này sẽ giải thích cũng như hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện của hình thức khai báo hải quan điện tử.

Hải quan điện tử là gì?

Hải quan điện tử là hình thức khai báo hải quan bằng hệ thống phần mềm khai báo được cài đặt trên máy tính. Thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp sẽ cung cấp các thông tin cần thiết trong mẫu tờ khai hải quan để gửi tới cơ quan hải quan. Cơ quan hải quan sau khi nhận hồ sơ khai báo trực tuyến của doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm xem xét và phê duyệt việc thông quan lô hàng.

Hình thức này ra đời giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn song song với hình thức khai báo hải quan truyền thống, đồng thời giúp tăng cường tính chính xác và hiệu quả, rút ngắn thời gian cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan hải quan.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ hình thức khai hải quan điện tử này là hoàn toàn khác hình thức khai báo hải quan từ xa. Khai hải quan điện tử là hình thức dùng phần mềm để khai báo cũng như hoàn tất mọi thủ tục cho tới khi lô hàng được thông quan. Còn khai hải quan từ xa vẫn là hình thức khai trên giấy. Với hình thức khai từ xa, doanh nghiệp chỉ khai báo các thông tin của một số chứng từ thuộc hồ sơ trên máy tính để gửi tới cơ quan Hải quan. Việc nộp hồ sơ Hải quan giấy và các thủ tục hải quan vẫn thực hiện theo các quy định hiện hành đối với các loại hình hàng hóa xuất nhập khẩu, tương tự hình thức khai báo truyền thống.

Đăng ký khai báo hải quan điện tử cần chuẩn bị những gì?

Để đăng ký khai báo hải quan điện tử cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu mới thành lập (hoặc đăng ký khai báo lần đầu), doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Máy tính có kết nối mạng
  Chắc chắn đây là thiết bị không thể thiếu khi tiến hành khai báo hải quan điện tử.
• Chữ ký số (Token)
  Trước khi khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần phải đăng ký chữ ký số.
  Cụ thể, doanh nghiệp cần phải đăng ký mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp chữ ký số, sau đó truy cập trang web của Tổng cục Hải quan, vào danh mục “Đăng ký doanh nghiệp có sử dụng chữ ký số” để đăng ký.
• Tài khoản VNACCS tại hệ thống của Tổng cục Hải quan
  Sau khi đã đăng ký thành công chữ ký số, doanh nghiệp truy cập vào website của Tổng cục Hải quan, vào Hệ thống VNACCS/VCIS sau đó vào mục Đăng ký tài khoản để tạo tài khoản tại VNACCS – tài khoản sử dụng trong các giao dịch hải quan của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp lưu ý, sau khi đã có tài khoản tại VNACCS, doanh nghiệp cần đăng nhập lại và tiến hành đổi mật khẩu đăng nhập để bảo mật thông tin cho các hoạt động xuất nhập khẩu của mình.
Phần mềm khai hải quan điện tử ECUS hoặc FPT
Hiện tại, có 2 đơn vị chính thức cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử đó là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (phần mềm ECUS) và FPT (phần mềm FPT.VNACCS).
Tuỳ thuộc vào hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ thông tin chi tiết về các phần mềm nói trên để lựa chọn sử dụng cho thuận tiện nhất.

Ưu và nhược điểm của khai báo hải quan điện tử?

Mỗi hình thức khai báo hải quan đều có những ưu nhược điểm khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích cũng như hạn chế đến từ hình thức khai báo hải quan điện tử.

• Lợi ích

– Rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hải quan. Sau khi doanh nghiệp nhập thông tin, quy trình truyền dữ liệu, tiếp nhận thông tin, phân luồng tờ khai,… đều được diễn ra tự động.
– Tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho các bên. Thay vì phải đến cơ quan hải quan để nộp giấy tờ và chờ xử lý, chờ tới giờ làm việc hành chính, thì doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo trực tuyến 24/7 từ bất kỳ đâu với một máy tính có kết nối internet. Cơ quan hải quan cũng nhanh chóng nhận được hồ sơ khai báo đã được tự động phân loại bằng hệ thống, nhờ đó rút ngắn thời gian xử lý. Mặt khác, hình thức này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đi lại so với khai hải quan giấy.
– Tăng tính chính xác: Việc khai báo hải quan điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình truyền thông tin và xử lý. Hệ thống khai báo điện tử có thể kiểm tra và báo lỗi nếu có các thông tin bị thiếu hoặc không hợp lệ, giúp doanh nghiệp kịp thời cập nhật, thay đổi nhanh chóng.
– Tăng tính minh bạch: Các giao dịch hải quan điện tử thường được lưu trữ và theo dõi trong hệ thống, tạo ra một lịch sử giao dịch minh bạch. Điều này giúp tăng cường sự tin tưởng và đảm bảo tính công bằng trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.
– Giảm thiểu tài liệu bản cứng: Khai báo hải quan điện tử giảm thiểu sự phụ thuộc vào các bản cứng giấy tờ, hồ sơ, vừa dễ lưu trữ thông tin lại hạn chế được những rủi ro về mất mát, hư hỏng tài liệu trong khi lưu trữ.

• Hạn chế

Bên cạnh những lợi ích kể trên, hình thức khai báo hải quan điện tử vẫn còn một số hạn chế nhất định,
– Lỗi phần mềm/phần cứng có thể xảy ra trong một số trường hợp, gây ảnh hưởng đến quá trình khai báo.
– Bất lợi trong việc kiểm soát thuế của nhà nước, do một số số doanh nghiệp lợi dụng hình thức này để trốn nghĩa vụ đóng thuế.
– Không thể sửa ngay nếu có thông tin sai sót sau khi đã nộp khai báo hải quan điện tử, mà phải đợi đến khi được trả kết quả hồ sơ thì mới có thể cập nhật lại, vậy nên đòi hỏi doanh nghiệp cần hết sức cẩn thận trong quá trình khai báo.

Các loại phần mềm khai báo hải quan điện tử phổ biến hiện nay

Ở thời điểm hiện tại, chúng ta đang có 2 đơn vị chinh thức cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử. Đó chính là phần mềm ECUS và FPT. Trước khi tiến hành khai báo hải quan, doanh nghiệp nên dành thời gian để tìm hiểu và so sánh 2 phần mềm này. Nếu cảm thấy phần mềm nào tốt hơn, tiện lợi hơn, dễ dàng sử dụng hơn thì lựa chọn phần mềm đó.

Quy trình khai báo hải quan điện tử

Sau khi đăng nhập phần mềm khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp thực hiện quy trình khai báo như sau:

• Bước 1: Khai thông tin xuất khẩu (EDA) đối với hàng xuất hoặc thông tin nhập khẩu (IDA) nếu là hàng nhập theo các chỉ tiêu trong tờ khai.

Sau khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu) hoặc IDA (133 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào, tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai, đồng thời thông tin bản khai sẽ được lưu trữ trên hệ thống VNACCS.

• Bước 2: Đăng ký tờ khai xuất/nhập khẩu.

Sau khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai, người khai sẽ cần kiểm tra lại những thông tin mình đã khai báo. Nếu thông tin đã chính xác và chắc chắn đúng thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai. Nếu có sai sót thì phải sửa đổi bằng cách sử dụng EDB (đối với hàng xuất khẩu) hoặc IDB (đối với hàng nhập khẩu).

• Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai.

Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp thuộc các trường hợp như: có nợ quá hạn quá 90 ngày, tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…).
Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

• Bước 4: Phân luồng, kiểm tra, thông quan lô hàng.

Hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai thành các luồng xanh, vàng đỏ. Tuỳ theo từng trường hợp, người khai sẽ có hướng dẫn cụ thể về cách thực thực hiện kiểm tra và xử lí sau đó.

• Bước 5: Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan.

Hệ thống khai hải quan điện tử cho phép doanh nghiệp khai sửa đổi, bổ sung thông tin trong giai đoạn từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ IDD (đối với hàng nhập khẩu) hoặc EDD (đối với hàng xuất khẩu) để gọi ra màn hình khai thông tin sửa đổi bổ sung – được hiển thị toàn bộ thông tin tờ khai trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc hiển thị thông tin khai sửa đổi cập nhật nhất trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.

– Khi đã khai báo xong thông tin cần sửa đổi, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số cho tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin tờ khai sửa đổi tại màn hình, nếu người khai báo ấn vào ô “Gửi” thì quá trình đăng ký tờ khai

– Số lần khai báo sửa đổi, bổ sung cho lô hàng được thực hiện tối đa 9 lần. Số tờ khai sửa đổi là ký tự cuối cùng của ô số tờ khai, số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tương ứng ký tự cuối cùng của số tờ khai, lần lượt từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.

– Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung không phần luồng xanh mà chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ.

– Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin nhập khẩu, ngoại trừ một số chỉ tiêu không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi theo các quy định đã công bố.

Trên đây là những thông tin chi tiết cũng như hướng dẫn thủ tục khai báo hải quan điện tử. Doanh nghiệp quan tâm đến thủ tục khai báo hải quan hoặc tìm kiếm dịch vụ khai báo hải quan vui lòng liên hệ hotline 084 651 6666 hoặc để lại thông tin liên hệ để được tư vấn nhanh nhất!